BINOME OPERATIONNEL Agent administratif (Admin) et Technicien administratif (Tech-Admin)

PRESENTATION DU SERVICE Mission principale du service : Gérer l’administration et la logistique des flux entrants et sortants des machines et des Pièces détachées au sein des agences Positionnement dans l’organigramme : Responsable hiérarchique (N+1) : Responsable de l’Administration Centrale LES MISSIONS DES POSTES Mission principale : Assurer la qualité du service SAV en tant que garant de l’application des procédures Administratives mises en place par l’Administration Centrale I-MISSIONS ET ACTIVITES COMMUNES AUX DEUX POSTES MISSION 1 : Ouvrir un dossier de SAV Activités : - identifier la demande initiée par un technicien - vérifier le droit au service en fonction des critères établis - rechercher ou contacter le support constructeur pour une référence produit - formaliser le besoin auprès du constructeur - rajouter la référence du produit dans le système MISSION 2 : Gérer une commande Activités : - placer une commande en respectant le schéma de contrôle de la procédure - commander le produit à partir du système - télécharger la commande sur le site constructeur - suivre la commande et informer le client de son statut - réagir si le délai de livraison annoncé n’est pas respecté o avertir le constructeur pour une résolution du problème o prévenir l’agence pour une solution commerciale envers le client o établir le « claim » auprès du constructeur o MISSION 3 : Clore un dossier SAV : « fermer la commande » Activités : -s’assurer que l’agence locale a bien renvoyé le produit « bad » au constructeur - vérifier la réception du « bad » par le constructeur - enregistrer l’avoir / le « crédit » édité par le constructeur sinon faire une réclamation - en fin de mois, pointer la correspondance des montants de main d’œuvre rémunérée avec Les dossiers ouverts - réunir toutes les factures à partir du fichier « printinvoicing » - effectuer la clôture du dossier en vérifiant l’existence o de l’avoir o de la facture o de la rémunération de la main d’œuvre o du remboursement du fret II-MISSIONS DU TECHNICIEN ADMINISTRATIF (TECH A DMIN) Mission supplémentaire : être le garant de la partie technique des dossiers Activités : - rechercher et trouver les nouvelles références pour l’ouverture d’un dossier et la passation d’une commande - échanger avec le technicien de l’agence locale ou le support constructeur sur les aspects techniques - passer et être à jour des certifications des constructeurs - support technique ponctuellement des agences ou des clients Contraintes du poste Binôme de travail obligatoire Horaires décalés Relations à distance avec tous les interlocuteurs Grande utilisation du téléphone Pression pouvant provenir des agences locales, des clients et des constructeurs Champ d’autonomie et de responsabilité Réalisent les consignes de leur hiérarchie Champ des relations Avec l’Administration Centrale: N+1 -se réfèrent au responsable en cas d’arbitrage nécessaire ou de besoin d’explications -rendent compte au responsable -remontent les informations susceptibles d’aider à améliorer les processus Avec les agences: -traitent et affectent les appels aux agence -les avertissent des interventions à venir selon les règles de traitement des mails - alertes les agences sur une dégradation effective ou probable de la qualité de services (Indicateur constructeurs) -Assistance des agences locales dans le traitement administratif (Admin pur) et technique (tech-admin) Avec la comptabilité: -vérifient que toutes les pièces commandées ont été facturées et créditées -vérifient que tous les aspects labor ont été rémunérées a hauteur des montants prévus par les agréments et alerte le responsable direct en cas de non-conformité. -valident le paiement des constructeurs au titre de la garantie selon les procédures mises en place par le responsable de l’Administration Centrale Avec la Logistique : -enregistrent les « carepack » : extension de garantie du constructeur HP -passent les commandes hors garantie à partir de Madagascar -considèrent la Logistique comme un fournisseur Avec les agences du Groupe: -recherchent des solutions commerciales -demandent les pré-validations d’actes de garantie -Remontées des performances techniques de leurs agences associés. Relations externes : -informent les clients des statuts de commande -informent les clients par anticipation des retards probables de traitement ont un rôle d’interface avec les transporteurs et transitaires -échangent avec les constructeurs